Pianificazione di una riunione e invio degli inviti
È possibile pianificare una riunione, controllare la pianificazione degli invitati, riservare sale e risorse e configurare le riunioni di Instant Messaging e tener traccia delle risposte.
- Dal diario, fare clic su Nuovo e quindi su Riunione.
- Immettere una breve descrizione nel campo Oggetto.
- Cambiare la pianificazione, quindi specificare una nuova data, ora (o durata).
- Sotto Invitati, immettere gli indirizzi e-mail in uno dei campi, oppure fare clic su uno dei pulsanti per scegliere i nomi dall'elenco dei contatti, dall'Elenco indirizzi del server Domino o dal catalogo degli elenchi. Per informazioni sul lavoro off-line, vedere quanto segue.
Suggerimento Fare clic su 
per usare la funzione di compilazione automatica.
- (Facoltativo) Eseguire una delle seguenti operazioni:
- Immettere un'ubicazione
- Spuntare Richiedi risposta per ricevere un messaggio di risposta dagli invitati.
- Fare clic sulla scheda Pianificazione e controllare il tempo libero di ciascuno.
- Fare clic sulla scheda Ripetizione e specificare le opzioni di ripetizione.
- Spuntare Sveglia e specificare quando si desidera essere informato.
- Click the Time Zone icon
per selezionare un fuso orario alternativo per l'inizio o la fine della voce (o entrambi).
- Selezionare Contrassegna come privato per evitare che le persone che hanno accesso al proprio diario possano leggere la voce. Chi ha accesso in gestione al diario può vedere l'ora ma non il contenuto delle voci riservate.
- Selezionare Contrassegna disponibile per aggiungere con riserva la voce al diario, mantenendo libero l'orario di tempo disponibile.
- Selezionare o immettere un nome di categoria nel campo Categorie.
- Fare clic su Dettagli e aggiungere note a questa voce del diario.
- Fare clic su Allegati e allegare dei file a questa voce.
- Spuntare Includi informazioni teleconferenza per la località se si vogliono includere le informazioni definite nelle preferenze Diario > Riunione.
- Fare clic su Sala o Risorsa per prenotare una sala o una risorsa per la riunione. Notare che questa opzione ha effetto solo se nell'elenco dei contatti dell'azienda sono elencate sale e risorse.
- Fare clic su Opzioni di consegna per specificare le opzioni di consegna
- Fare clic su Riunione on-line, se applicabile, quindi selezionare una delle seguenti opzioni:
- Lotus Sametime -- quindi fornire le informazioni richieste
- Lotus Sametime Unyte -- quindi fornire le informazioni richieste Se si impostano le preferenze Lotus Sametime Unyte e sono stata indicate come predefinite, le preferenza appaiono qui.
- Fare clic su una delle seguenti opzioni:
- Salva e invia - Per salvare l'elemento di attività e inviare una notifica alle persone nei campi Assegna, Facoltativo e Per conoscenza.
- Salva come bozza - Per salvare una bozza dell'invito, da aggiornare in seguito.
Invio degli inviti quando si lavora off-line
Se possibile, si dovrebbe mantenere una copia dell'Elenco indirizzi di IBM(R) Lotus(R) Domino(R) quando si lavora off-line, per elaborare e formattare in modo corretto i nomi degli invitati alle riunioni. Selezionare Includi l'Elenco indirizzi Domino del server nelle Preferenze off-line. Se questa opzione non è disponibile, contattare l'amministratore del sistema.
Per ulteriori informazioni sull'impostazione delle preferenze off-line, fare clic su Impostazione delle preferenze off-line